「伝言メモ」で仕事がもっと簡単になる

最終更新日

こんにちは

最近、職場で使い始めた伝言メモ、便利です。
当たり前にしていることが、さらに簡単にできると、とても快適です。

伝言メモ

以前、無料でダウンロードできる伝言メモを見つけて、職場で使い始めましたが、
若干の項目を変更が必要になり、一部修正しました。

仕事が快適に! シンプルな「伝言メモ」を無料ダウンロードしてみた

伝言メモを使うメリット

1 書きもれがない

項目が記載してあるので、そこに書き込むだけで、必要な情報がもれなく書けます。
白紙のメモでは忘れがちな、日付や受付者の記入もれもありません。

2 次にする行動がすぐに分かる

お電話がありました/来訪されました
お電話ください
もう一度電話します
もう一度訪問します
mail,FAXを送ります

いずれかにチェックを入れるので、伝言を受けた人は、次に何をすればよいか、一目瞭然です。

3 電話をかけて相手が留守の場合に便利

リハビリ室では、リハビリの実施に当たり、随時、主治医に判断を仰ぐことがあります。
リハビリ室から電話をかけても、先生が多忙で電話に出れないことも・・
その後、先生からリハビリ室に電話がかかるのですが、さて誰がかけたのか?

電話を受けた人は、リハビリ室で声をかけることになります。
「○○先生に電話した方~?」
「は~い」
と返事して、先生にしばらく待っていただき、電話をつないでもらうわけです。

伝言メモには、「電話しました ○○様宛」という項目があるので、
記入して電話横のボックスに入れておくと、先生から折り返しの電話があった時に、すぐ対応できます。

とても便利です。

当たり前にしていることがより簡単にできたら、もっと快適になる

今回気付いたことがあります。

電話を受けたらメモをとることは、当たり前のことですが、
この当たり前のことが、より簡単にできると、とても楽なのです。

何も考えなくても、自動的に行動できる感じです。
伝言メモが、行動をアフォードしてくれるのです。

ここまで楽で快適だとは、思っていませんでした。
日常の当たり前のちょっとした仕事を快適にする工夫、どんどんやってみようと思っています。

じゅん

作業療法士をしています。 読書と山歩き、音楽が好きです。 詳しいプロフィールはこちら。

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